Planejamento e gerenciamento das contratações

Em 2021, o TCU avaliou o Plano Anual de Contratações (PAC) e o Sistema de Planejamento e Gerenciamento das Contratações (PGC).

O PAC é o documento que consolida todas as compras e contratações que o órgão ou a entidade pretende realizar ou prorrogar no ano seguinte e contempla bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação.

O sistema PGC, por sua vez, é uma ferramenta eletrônica que consolida todas as contratações que o órgão ou a entidade pretende realizar no exercício subsequente, acompanhadas dos respectivos estudos preliminares e do gerenciamento de riscos.

O que o TCU encontrou?

O TCU identificou as seguintes fragilidades no PGC, sistema informatizado responsável por implementar o PAC:

• dificuldades de acesso e de cadastro; formulários extensos, complexos e com muitos campos de preenchimento obrigatório; ausência de salvamento automático e tempo de conexão relativamente curto;
• aplicativo pouco intuitivo e amigável; ausência de conectividade com outros sistemas ligados a contratações;
• ausência de geração de relatórios úteis e de filtros específicos para a gestão do PAC, o que acarreta a necessidade de utilização, pelos órgãos, de controles paralelos com planilhas eletrônicas, por exemplo;
• busca ineficiente dos códigos de itens nos catálogos Catmat e Catser, associada ao elevado quantitativo de itens dos catálogos e às alterações frequentes de seus itens.

O TCU também constatou, entre os motivos para as falhas na implementação do PAC, deficiências na governança das organizações, especialmente:

• a inexistência ou a deficiência de processos de trabalho ou de normativo interno para a elaboração, a aprovação, a execução e a gestão do PAC;
• a ausência de priorização do tema sobre planejamento das contratações pela alta cúpula, pelos gestores e pelos colaboradores dos órgãos;
• uma incipiente cultura do planejamento das contratações na administração pública;
• a ausência ou a insuficiência de diretrizes normativas estabelecidas acerca do processo de elaboração, execução e gestão do PAC.

Por que esses achados são relevantes?

O aperfeiçoamento do Sistema PGC e dos procedimentos para a elaboração e a gestão do PAC contribui para a melhoria no planejamento das contratações, proporcionando mais previsibilidade, eficiência, transparência e economia às compras públicas.

As falhas identificadas no PGC prejudicam a implementação das práticas de planejamento anual de compras pretendidas com a publicação da IN Seges/ME 1/2019, criando apenas um cenário de burocracia adicional aos órgãos públicos que, na prática, não alcança os efeitos desejados pela norma, quais sejam: consolidação das compras anuais; acompanhamento e gestão dos recursos orçamentários disponíveis; capacidade de priorização de contratações; potencialização de compras compartilhadas; entre outros.

O que precisa ser feito?

Recomendou-se à Secretaria de Gestão do Ministério da Economia (Seges/ME) a adoção de medidas corretivas necessárias à implementação e à utilização do Sistema PGC pelos usuários, assim como a reavaliação quanto à real necessidade de exigir-se o nível de detalhamento atual na especificação dos itens a serem inseridos no PAC.

Além disso, os órgãos avaliados foram notificados quanto às deficiências de governança encontradas em cada um deles, por meio de relatório individualizado de feedback, a fim de que possam adotar medidas para aperfeiçoar as práticas objeto da auditoria.

Foi também recomendado à Seges que, quando da revisão da IN Seges/ME 1/2019, considere a inclusão de diretrizes aos órgãos, visando a aprimorar o processo de elaboração e de gestão dos seus respectivos planos anuais de contratação.

Decisões recentes

Acórdão 1.637/2021-TCU-Plenário, de relatoria do ministro Augusto Sherman.